Datenschutzerklärung

Kurz gesagt: ELRpilot verarbeitet nur, was für Anmeldung und Antworten nötig ist. Anmeldung, Fragen und Antworten laufen ausschließlich auf Servern in Deutschland. Es gibt kein Tracking, keine Werbung, keine Analyse-Cookies und keine eingebundenen Fremddienste wie Google Fonts oder Analyse-Tools. Ihre Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Für Kauf und Abrechnung nutzen wir die Dienste Stripe und Billit (Nr. 8a).

1. Wer ist verantwortlich?

Für die Nutzung im Rahmen einer Lizenz Ihrer Organisation (Kommune, Unternehmen, Verein; Anmeldung, Fragen, Fallprüfungen, Verlauf) ist Ihre Organisation die Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach ihren Weisungen. Ansprechpartner für Ihre Rechte ist daher zuerst Ihre Organisation bzw. deren Datenschutzbeauftragter.

Für den Betrieb dieser Website (Aufruf der Seiten, technische Sicherheit), für Bestellung, Vertrag und Abrechnung sowie für die Nutzung mit einer Privat-Lizenz ist verantwortlich:

Daniel Weis, ALBA Media (Einzelunternehmen)
Habsburgerstraße 25, 79104 Freiburg im Breisgau
Telefon: +49 160 99749371
E-Mail: daniel@alba-media.com

2. Aufruf der Website

Beim Aufruf überträgt Ihr Browser technisch zwingend Ihre IP-Adresse und übliche Verbindungsdaten. Diese werden nur für die Dauer der Verbindung verarbeitet, um die Seite auszuliefern. Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen werden nicht gespeichert. Zum Schutz vor Angriffen auf den Server-Zugang (SSH) speichert der Server IP-Adressen fehlgeschlagener Anmeldeversuche für kurze Zeit; das betrifft nicht die Nutzung der Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und funktionsfähige Betrieb.

Schriften und alle sonstigen Bestandteile der Seite werden von unserem eigenen Server geladen. Es werden keine Inhalte von Dritten (z. B. Google Fonts, Analyse- oder Werbedienste) eingebunden.

3. Cookies

ELRpilot setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: eines, damit Sie nach der Anmeldung angemeldet bleiben (Sitzungskennung, gültig höchstens 30 Tage oder bis zur Abmeldung), und eines ohne personenbezogenen Inhalt (Wert „1“, gültig 2 Jahre), das sich merkt, dass auf diesem Gerät schon einmal angemeldet wurde, damit Sie direkt zur Anmeldung statt zur Startseite kommen. Zusätzlich speichert Ihr Browser Ihre E-Mail-Adresse lokal (localStorage), um sie bei der nächsten Anmeldung vorauszufüllen; sie verlässt Ihr Gerät dabei nicht und lässt sich über die Browsereinstellungen löschen. Auf dem Server wird die Kennung nur als Prüfwert (Hash) gespeichert. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Andere Cookies, Tracking oder Profilbildung gibt es nicht.

4. Anmeldung

Zur Anmeldung geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein (bei Organisationen die dienstliche). Ist sie freigeschaltet (eigene Lizenz oder Lizenz Ihrer Organisation), senden wir einen Einmal-Code an diese Adresse (gültig 10 Minuten). Der Code wird nur als Prüfwert gespeichert und nach einem Tag gelöscht. Ihre E-Mail-Adresse bleibt gespeichert, solange Ihr Zugang besteht.

Rechtsgrundlage: bei einer Privat-Lizenz Ihr Vertrag mit uns (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sonst der Vertrag Ihrer Organisation mit uns; für Ihre Organisation die für sie geltende Vorschrift (bei Gemeinden und Behörden Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit dem Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg).

5. Fragen, Fallprüfungen und Verlauf

Ihre Fragen und Fallangaben werden zusammen mit den Antworten und Belegen im Verlauf Ihrer Organisation gespeichert, damit Sie und berechtigte Kolleginnen und Kollegen derselben Organisation die Auskunft nachvollziehen können. Andere Organisationen haben keinen Zugriff. Der Verlauf wird nach 365 Tagen automatisch gelöscht, sofern Ihre Organisation keine kürzere Frist vereinbart hat. Eigene Einträge können Sie im Verlauf jederzeit selbst endgültig löschen.

Bitte geben Sie keine Namen, Adressen oder sonstigen persönlichen Angaben von Antragstellern ein. ELRpilot benötigt diese Angaben nicht.

6. Einsatz von KI

Zur Formulierung der Antworten wird der Text Ihrer Frage bzw. Ihres Falls zusammen mit Auszügen aus den Quellen an ein KI-Sprachmodell übermittelt. Das Modell läuft beim IONOS AI Model Hub in Rechenzentren in Deutschland. Ihre E-Mail-Adresse und der Name Ihrer Organisation werden dabei nicht übermittelt. Nach Angabe von IONOS werden Eingaben und Ausgaben nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training verwendet.

ELRpilot trifft keine Entscheidungen (keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO). Über Förderanträge entscheiden ausschließlich die zuständigen Stellen. Hinweis nach der KI-Verordnung: Die Antworten werden von einer KI erstellt; jede Aussage ist mit einer Fundstelle belegt und vor einer Entscheidung zu prüfen.

7. Anonyme Auswertung zur Verbesserung

Zu jeder Anfrage wird eine anonyme Kurzfassung gespeichert: Monat, Art der Anfrage, Thema in wenigen Fachbegriffen, Förderschwerpunkt, Projektart, genutzte Quellen. Nicht gespeichert werden Nutzer, E-Mail-Adresse, Organisation, Ortsnamen, Beträge und der Wortlaut der Anfrage. Diese Kurzfassung lässt keinen Rückschluss auf Personen zu und ist daher keine Verarbeitung personenbezogener Daten (Erwägungsgrund 26 DSGVO).

7a. Feedback

Über den Punkt „Feedback“ oben, „Fehler melden“ unter einer Antwort oder den Hilfe-Knopf können angemeldete Nutzer freiwillig Feedback senden. Übermittelt werden die gewählte Art (z. B. „Fehler in einer Antwort“), Ihr Text und das Datum, ohne Name, Organisation oder IP-Adresse. Nur wenn Sie es selbst wählen, kommen hinzu: eine E-Mail-Adresse für Rückfragen und/oder die betroffene Frage bzw. Fallangaben mit der Antwort von ELRpilot. In diesem Fall ist das Feedback nicht mehr anonym. Das Feedback wird nicht in ELRpilot gespeichert, sondern über den Mailserver von STRATO per E-Mail an den Betreiber gesendet. Dessen Postfach wird von Google bereitgestellt (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei ist eine Übermittlung an die Google LLC in den USA möglich; sie erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Bitte tragen Sie deshalb keine Namen oder persönlichen Angaben in das Feedback ein. Feedback wird gelöscht, sobald es bearbeitet ist, spätestens nach 12 Monaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung des Dienstes).

8. Empfänger und Dienstleister

Für Anmeldung, Fragen und Antworten setzen wir ausschließlich Dienstleister mit Sitz und Verarbeitung in Deutschland ein, jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen: Server (Standort Nürnberg), Datenbank, verschlüsselte Sicherungen
• STRATO GmbH, Berlin: Versand der Anmelde-Codes per E-Mail (E-Mail-Adressen und Codes werden nicht in Protokollen gespeichert)
• IONOS Cloud GmbH: KI-Sprachmodell (siehe Nr. 6)

Für Bestellung und Abrechnung kommen Stripe (Irland) und Billit (Belgien) hinzu (Nr. 8a). Mit Ausnahme des freiwilligen Feedbacks (Nr. 7a) und einer möglichen Übermittlung durch Stripe in die USA (Nr. 8a) findet eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU nicht statt. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

8a. Bestellung, Zahlung und Rechnung

Bei einer Bestellung verarbeiten wir Name bzw. Organisation, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, gewählte Variante und Laufzeit, bei Kommunen gegebenenfalls die Leitweg-ID sowie Rechnungen und Zahlungsstatus. Außerdem speichern wir, wann Sie den AGB und der Widerrufsbelehrung zugestimmt haben und ob Sie den sofortigen Beginn verlangt haben (ohne IP-Adresse). Kommunen erhalten zur Bestätigung einen Code an die dienstliche Adresse; er gilt 30 Minuten.

Stripe: Die Zahlung wird über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland, abgewickelt. Beim Kauf werden Sie auf eine Bezahlseite von Stripe weitergeleitet. Karten- und Kontodaten geben Sie nur dort ein; wir erhalten sie nicht. Stripe erstellt Rechnungen und Belege, versendet sie per E-Mail und stellt das Kundenportal zur Verwaltung des Abos bereit. Stripe verarbeitet Daten teilweise auch in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Eine Übermittlung an die Stripe, Inc. in den USA ist möglich; sie erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und ergänzend auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

Billit: Aus den Rechnungen von Stripe erstellt die Billit NV, Oktrooiplein 1, bus 302, 9000 Gent, Belgien, elektronische Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) und versendet sie an Organisationen über das Peppol-Netz. Dazu erhält Billit die Rechnungsdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Leitweg-ID, Positionen und Beträge).

Die Willkommens-E-Mail mit den Zugangsdaten versenden wir über STRATO (Nr. 8).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und Abrechnung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis der Zustimmung, Betrugsprävention, sichere Zahlungsabwicklung).

9. Speicherdauer im Überblick

10. Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Der Server ist nur für den Betreiber per Schlüssel zugänglich, durch eine Firewall geschützt und wird automatisch aktualisiert. Sicherungen werden verschlüsselt gespeichert.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Für Daten aus der Nutzung durch Ihre Organisation wenden Sie sich bitte an Ihre Organisation; wir unterstützen sie dabei und stellen ihr auf Anfrage eine vollständige Auskunft über alle zu Ihnen gespeicherten Daten zur Verfügung. Für den Betrieb der Website erreichen Sie uns unter daniel@alba-media.com.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

12. Pflicht zur Angabe

Ohne E-Mail-Adresse ist eine Anmeldung nicht möglich. Für eine Bestellung sind Name, E-Mail-Adresse und, soweit für die Rechnung nötig, die Anschrift erforderlich; ohne sie kann kein Vertrag geschlossen werden. Alle weiteren Angaben in Fragen und Fällen sind freiwillig.

Impressum · Stand: November 2026