Datenschutz für Gemeinden
Das Wichtigste für Datenschutzbeauftragte und Hauptamt auf einer Seite. Die vollständige Datenschutzerklärung gilt ergänzend.
Auf einen Blick
| Rolle | Die Gemeinde ist Verantwortliche, ELRpilot verarbeitet als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach ihren Weisungen. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) erhalten Sie mit dem Lizenzangebot. |
| Hosting | Server, Datenbank und Sicherungen bei der Hetzner Online GmbH, Standort Nürnberg. Anmeldung, Fragen und Antworten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet. |
| KI-Modell | Sprachmodell beim IONOS AI Model Hub in Rechenzentren in Deutschland. Übermittelt werden nur der Text der Frage bzw. des Falls und Auszüge aus den Quellen, nicht E-Mail-Adresse oder Name der Gemeinde. Nach Angabe von IONOS werden Eingaben und Ausgaben nicht dauerhaft gespeichert. |
| Kein Training | Wir verwenden Eingaben nicht zum Training von KI-Modellen. Auch IONOS verwendet sie nach eigener Angabe nicht zum Training. |
| Trennung | Der Verlauf ist nur für berechtigte Mitarbeitende derselben Gemeinde sichtbar. Andere Organisationen haben keinen Zugriff. |
| Löschung | Verlauf (Fragen, Fälle, Antworten) nach 365 Tagen automatisch, auf Wunsch kürzer. Einzelne Einträge können Nutzer jederzeit selbst endgültig löschen. Verschlüsselte Sicherungen nach 14 Tagen, Sicherungen beim Hosting-Anbieter nach höchstens 7 Tagen. |
| Keine Fremddienste | Kein Tracking, keine Werbung, keine Analyse-Cookies, keine eingebundenen Dienste Dritter. Nur technisch notwendige Cookies. |
| Keine Entscheidung durch KI | ELRpilot trifft keine Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Jede Aussage ist mit Fundstelle belegt und vor einer Entscheidung zu prüfen. Über Förderanträge entscheiden ausschließlich die zuständigen Stellen. |
Unterauftragnehmer
| Dienstleister | Zweck |
|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Server (Standort Nürnberg), Datenbank, verschlüsselte Sicherungen |
| IONOS Cloud GmbH | KI-Sprachmodell, Rechenzentren in Deutschland |
| STRATO GmbH, Berlin | Versand der Anmelde-Codes per E-Mail |
Mit allen besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für Bestellung und Rechnung kommen Stripe und Billit hinzu (siehe Datenschutzerklärung, Nr. 8a); sie erhalten keine Fragen oder Fälle.
Technische und organisatorische Maßnahmen
- Alle Verbindungen verschlüsselt (HTTPS).
- Server nur für den Betreiber per Schlüssel erreichbar, Firewall, automatische Sicherheitsupdates, Schutz gegen wiederholte Fehlanmeldungen.
- Anmeldung ohne Passwort über Einmal-Code an die dienstliche Adresse. Codes und Sitzungskennungen werden nur als Prüfwert (Hash) gespeichert.
- Zugang nur für freigeschaltete Adressen der Gemeinde, sperrbar durch die Gemeinde.
- Sicherungen verschlüsselt gespeichert.
Bitte beachten
ELRpilot braucht keine personenbezogenen Daten von Antragstellern. Bitte geben Sie keine Namen, Adressen oder sonstigen persönlichen Angaben ein. Fragen der Bürger lassen sich anonym prüfen, zum Beispiel „Scheune im Ortskern, Umbau zu zwei Mietwohnungen“.
Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten beantworten wir gern: daniel@alba-media.com · Datenschutzerklärung · Impressum · Stand: November 2026